Administrative Assistant in Bucuresti

RESPONSABILITATI:Asigura, in stransa colaborare cu Managerul de Marketing, desfasurarea fara probleme a principalelor activitati manageriale: planificarea și organizarea, coordonarea și monitorizarea activităților alocate.Pregătește PR-uri (solicitare de cumpărare) sau AED - autorizarea angajamentului de cheltuieli în sistemele dedicate ale companiei; receptioneaza bunurile/ serviciile aferente ariei de activitateLa sfarsitul fiecarei luni, face analize in identificarea proiectelor/evenimentelor ce au avut loc in cursul lunii respective. Asigura postarea cheltuielilor si provizioanelor la departamentul Controlling. Revizuieste provizioanele anterioare pentru activitati specifice departamentului Marketing. Responsabil de verificarea facturilor (postarea corecta a acestora, solicitarea corectiilor catre Genpact si aprobarea facturilor non-PO), trimiterea facturilor in original la contabilitate pentru arhivareResponsabil de crearea contractelor pentru furnizori, colectarea si atasarea documentelor justificative relevante, arhivarea fizica si scanata a contractelor pentru activitati specifice departamentului Marketing.Contribuie direct la evenimentele interne si externe organizate de colegii din departamentele Marketing si Vanzari. Ofera suport pentru creare de evenimente in Instrumentul EvOLT.Responsabil de monitorizarea si raportarea transferurilor de titluri de valoare ale HCP/ HCO (disclosure), in conformitate cu cerintele locale si EFPIAElaboreaza si inregistreaza contracte (consultanta stiintifica in domeniul serviciilor medicale, sponsorizari, etc.) in sistemele specifice (EvOLT) si verifica daca aceste contracte au fost procesate in conformitate cu regulile interne. Completeaza detaliile de postare a facturilor si preda contractele pentru plata in contabilitate.CERINTE:Studii: studii superioareExperienta si cunostinte: minim 1 an de experienţă într-o alta companieCompetente si abilitati: • Capacitatea de a lucra în cadrul unei echipe, respectând nevoile şi contribuţia celor implicaţi• Abilitatea de a dezvolta relaţii între funcţii şi departamente şi de a sprijini un mediu de lucru bazat pe colaborare• Determinare, punctualitate• Adaptabilitate şi sensibilitate interculturală• Bune abilităţi de comunicare• Gândire analitică• Noţiuni de utilizare a calculatorului: Cunoştinţe avansate de MS Word, Ms Excel, MS PowerPoint, Ms Outlook, SAP• Limbi străine: noţiuni de limba engleză