Asistent Administrativ (M/F) in Otopeni

Our story was written together with all those who are now our colleagues and those who have once been... They are all part of the Klass Wagen story. We thank every member of our team for their effort on putting the customer first and delivering excellent service. Customer appreciation for our services has helped us grow year after year and become an international car rental company with offices located in +10 cities around Europe. Descrierea Postului: Angajam asistent administrativ IT extrem de organizat si proactiv pentru a sprijini departamentul IT si pentru a colabora strans cu managerul general IT. Rolul include gestionarea activitatilor administrative, monitorizarea comunicatiilor si a agendei si asigurarea functionarii fluente a operatiunilor IT. Acest rol este esential pentru mentinerea unui mediu de lucru optim si pentru facilitarea comunicarii eficiente in echipa IT. Locatie: biroul Klass Wagen Rent a car, din vecinatatea Aeroportului Otopeni. Program: Luni-Vineri, 09:00-17:00 (On site/Hybrid). Ce oferim: Salariu in valoare de 5.000 RON NET + 400 RON bonuri masa; Beneficii suplimentare ce vor fi discutate si personalizate in functie de nevoile candidatului selectat pentru angajare; Oportunitati de dezvoltare profesionala ce includ acces la programe de formare continua si posibilitati de avansare in cadrul companiei; Mediu de lucru dinamic si suportiv, lucru intr-o echipa colaborativa, intr-un mediu prietenos si stimulativ. Responsabilitati: Gestionarea comunicatiilor si agendei Monitorizarea e-mailurilor si mesajelor, verificarea si gestionarea zilnica a e-mailurilor si mesajelor de pe platforme precum Teams, Asana, Jira pentru a asigura ca toate cererile sunt tratate prompt. Prioritizarea si filtrarea mesajelor pentru a evidentia urgentele; Organizarea agendei, planificarea si reprogramarea intalnirilor managerului IT, asigurandu-te ca nu sunt conflicte si ca toate intalnirile importante sunt programate si confirmate; Gestionarea sarcinilor, urmarirea si actualizarea sarcinilor atribuite managerului IT si echipei, asigurandu-te ca deadlines-urile sunt respectate si ca toate proiectele sunt in grafic. Proactivitate si suport Atragerea atentia asupra problemelor, identificarea si semnalarea problemelor organizatorice sau sarcinilor nefinalizate catre managerul IT, cu propuneri de solutii daca este cazul; Monitorizarea pontajelor,  verificarea zilnica a pontajelor echipei pentru a evalua incarcarea fiecarui membru si pentru a putea anticipa necesitati de resurse suplimentare; Gestionarea cererilor de concedii: Verificarea cererilor de concedii si integrarea acestora in planificarea echipei, asigurandu-te ca absentele sunt acoperite eficient. Preluarea si gestionarea mesajelor Intalniri pe Teams, participarea la intalniri pe Teams pentru a prelua mesajele si cererile, asigurandu-te ca sunt documentate si redirectionate catre persoanele responsabile; Platforme de management al proiectelor, monitorizarea si actualizarea task-urilor pe Asana si Jira, asigurandu-te ca toate sarcinile sunt bine documentate si urmarite. Monitorizarea moralului echipei: Evaluarea starii echipei, observarea si raportarea semnelor de moral scazut sau probleme de echipa catre managerul IT. Realizarea de sondaje informale sau discutii periodice pentru a evalua starea de bine a echipe. Gestionarea documentelor si rapoartelor IT Arhivarea documentelor, organizarea, arhivarea si actualizarea documentelor tehnice si procedurale, asigurandu-te ca sunt accesibile si actualizate; Rapoarte de progres, crearea rapoartelor de progres pentru proiectele IT, inclusiv colectarea si sintetizarea datelor relevante, pentru a ajuta la luarea deciziilor strategice. Coordonarea activitatilor administrative IT Achizitii de echipamente, gestionarea procesului de achizitie pentru echipamente IT, inclusiv plasarea comenzilor, urmarirea livrarilor si coordonarea instalarii. Monitorizarea inventarului, urmarirea stocurilor de echipamente IT, asigurandu-te ca sunt suficiente resurse disponibile pentru operatiunile curente; Costuri si facturi: Verificarea si gestionarea facturilor pentru servicii si produse IT, urmarirea cheltuielilor si raportarea acestora pentru a se asigura conformitatea bugetului. Gestionarea corespondentei si curierilor Preluarea si expedierea corespondentei: Gestionarea corespondentei intrate si iesite, inclusiv curierii si pachetele. Asigurarea ca documentele si echipamentele sunt procesate corespunzator si expediate la destinatia corecta; Organizarea curierilor: Coordonarea cu firmele de curierat pentru livrari si ridicari, urmarirea statusului coletelor si asigurarea livrarii in timp util a documentelor si echipamentelor importante. Abilitati organizationale Abilitati excelente de organizare si gestionare a timpului, cu capacitatea de a prioritiza sarcinile intr-un mediu dinamic. Experienta in gestionarea agendei, programarea intalnirilor si coordonarea activitatilor administrative complexe. Aptitudinea de a mentine ordinea in documente si de a asigura actualizarea si accesibilitatea acestora. Cunostinte IT si software Familiaritate cu Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) si Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), cu abilitati avansate de utilizare. Cunostinte de baza in IT, inclusiv intretinerea echipamentelor si suport tehnic de nivel de baza. Experienta in utilizarea platformelor de management al proiectelor (Jira, Asana) pentru urmarirea sarcinilor si proiectelor este un avantaj. Abilitati de comunicare Abilitati excelente de comunicare verbala si scrisa, capabil sa interactioneze eficient cu membrii echipei, colegii si clientii. Capacitatea de a redacta mesaje si documente clare si concise, inclusiv rapoarte si documentatii tehnice. Aptitudinea de a asculta activ si de a interpreta corect informatiile pentru a lua masuri adecvate. Abilitatea de a lucra independent si in echipa Capacitatea de a lucra autonom, de a lua initiative si de a rezolva problemele in mod proactiv. Abilitatea de a colabora eficient cu membrii echipei si cu alte departamente, mentinand un flux de comunicare eficient. Competente in gestionarea relatiilor interumane si in crearea unui mediu de lucru armonios si productiv. Aptitudini analitice Abilitatea de a analiza si sintetiza informatii pentru a sprijini luarea deciziilor si planificarea strategica. Experienta in analiza datelor de performanta si in crearea de rapoarte detaliate pentru management. Atentie la detalii Capacitatea de a observa si de a corecta erorile, asigurandu-te ca toate aspectele administrative sunt corecte si complete. Aptitudinea de a gestiona detalii complexe si de a mentine standarde ridicate de precizie si acuratete in toate sarcinile. Flexibilitate si adaptabilitate Disponibilitatea de a se adapta la schimbari si de a gestiona situatii neprevazute cu calm si eficienta. Capacitatea de a lucra sub presiune si de a respecta termenele limita intr-un mediu de lucru dinamic. Cerinte: Exp erienta anterioara Experienta relevanta in roluri administrative in domeniul IT este un avantaj. Experienta in utilizarea platformelor de management al proiectelor (Jira, Asana) este apreciata.Abilitati excelente de organizare si gestionare a timpului, cu capacitatea de a prioritiza sarcinile intr-un mediu dinamic; Abilitati organizationale Experienta in gestionarea agendei, programarea intalnirilor si coordonarea activitatilor administrative complexe; Aptitudinea de a mentine ordinea in documente si de a asigura actualizarea si accesibilitatea acestora. Cunostinte IT si software Familiaritate cu Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) si Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), cu abilitati avansate de utilizare; Cunostinte de baza in IT, inclusiv intretinerea echipamentelor si suport tehnic de nivel de baza; Experienta in utilizarea platformelor de management al proiectelor (Jira, Asana) pentru urmarirea sarcinilor si proiectelor este un avantaj. Abilitati de comunicare Abilitati excelente de comunicare verbala si scrisa, capabil sa interactioneze eficient cu membrii echipei, colegii si clientii; Capacitatea de a redacta mesaje si documente clare si concise, inclusiv rapoarte si documentatii tehnice; Aptitudinea de a asculta activ si de a interpreta corect informatiile pentru a lua masuri adecvate. Abilitatea de a lucra independent si in echipa Capacitatea de a lucra autonom, de a lua initiative si de a rezolva problemele in mod proactiv; Abilitatea de a colabora eficient cu membrii echipei si cu alte departamente, mentinand un flux de comunicare eficient; Competente in gestionarea relatiilor interumane si in crearea unui mediu de lucru armonios si productiv. Aptitudini analitice Abilitatea de a analiza si sintetiza informatii pentru a sprijini luarea deciziilor si planificarea strategica; Experienta in analiza datelor de performanta si in crearea de rapoarte detaliate pentru management. Atentie la detalii Capacitatea de a observa si de a corecta erorile, asigurandu-te ca toate aspectele administrative sunt corecte si complete; Aptitudinea de a gestiona detalii complexe si de a mentine standarde ridicate de precizie si acuratete in toate sarcinile. Flexibilitate si adaptabilitate Disponibilitatea de a se adapta la schimbari si de a gestiona situatii neprevazute cu calm si eficienta; Capacitatea de a lucra sub presiune si de a respecta termenele limita intr-un mediu de lucru dinamic.